Facendo seguito alla nostra Circolare n. 10 del 31/10/2024, desideriamo aggiornarvi in merito a quanto introdotto ai commi 81-83 dell’articolo 1 della Legge di bilancio in materia di tracciabilità delle spese di trasferta rimborsate.
Siamo inoltre in attesa di ulteriori chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate per meglio definire alcuni aspetti operativi.
Modifiche introdotte dalla normativa
Tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC sostenute durante trasferte fuori dal territorio comunale da dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.) dovranno essere saldate con mezzi di pagamento tracciabili: carte di credito, carte di debito o bonifici bancari.
Questo nuovo obbligo ha un duplice obiettivo:
- Evitare che tali spese diventino imponibili in busta paga per i lavoratori.
- Garantire la loro deducibilità ai fini fiscali (IRES/IRPEF e IRAP) per l’azienda.
Opzioni operative consigliate
La tracciabilità delle spese richiede un adeguamento degli strumenti di pagamento utilizzati dal personale in trasferta. Ecco le due opzioni principali:
- Carte di credito aziendali: rappresentano una soluzione pratica e immediata per assicurare il rispetto delle nuove regole.
- Carte personali dei dipendenti: questa opzione può essere altrettanto efficace. I dipendenti possono utilizzare carte già in loro possesso o richiederne di nuove, anche ricaricabili, dedicate esclusivamente alle trasferte di lavoro. In questo caso, il rimborso dei costi di gestione o ricarica è fiscalmente vantaggioso, essendo esente per il dipendente e completamente deducibile per l’azienda.
A supporto di questa soluzione, ricordiamo il parere espresso dall’Agenzia delle Entrate nella circolare 8/E del 30 aprile 2018. In quell’occasione, l’Agenzia confermò che le spese sostenute con carte di credito, debito o prepagate personali del dipendente, successivamente rimborsate dal datore di lavoro, sono deducibili a condizione che siano chiaramente riferibili all’attività lavorativa. Ai fini del rimborso esente potrà essere richiesto al dipendente, fermo restando le adeguate garanzie in termini di privacy, evidenza dell’estratto conto in relazione alle spese affrontate durante la trasferta ovvero le ricevute di pagamento tramite bancomat o carta di credito.
- App di pagamento via smartphone: Un’ulteriore alternativa è rappresentata dalle app che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, consentono agli utenti di effettuare transazioni di denaro senza utilizzare carte di credito o di debito e senza necessità di dispositivi dotati di tecnologia NFC. Questa possibilità è stata confermata anche dall’Agenzia delle Entrate nell’interpello 230/2020.
Azioni consigliate
Per adeguarsi efficacemente a queste nuove disposizioni, suggeriamo di:
- Valutare l’introduzione o l’ampliamento dell’uso di carte di credito aziendali.
- Valutare l’utilizzo di carte personali dei dipendenti, rimborsando eventuali costi di gestione.
- Rivedere e aggiornare le procedure interne per assicurare la piena tracciabilità delle spese sostenute in trasferta.
